湖北省民政厅 湖北省档案局关于印发《湖北省社会救助档案管理办法》的通知

各市（州）、县（市、区）民政局、档案局：

为规范社会救助档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《社会救助暂行办法》等规定，省民政厅会同省档案局制定了《湖北省社会救助档案管理办法》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。

湖北省民政厅　　　　　湖北省档案局

2025年2月8日

湖北省社会救助档案管理办法

第一章 总　则

第一条 为进一步加强社会救助档案管理，提高社会救助工作规范化、标准化、精细化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《社会救助暂行办法》等规定，结合湖北实际，制定本办法。

第二条 本办法所称社会救助档案，是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）在最低生活保障人员、特困人员、临时救助人员、最低生活保障边缘家庭、刚性支出困难家庭以及其他困难群体的受理、审核、确认、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条 民政部门对社会救助档案工作实行统一领导、分级管理；档案主管部门对社会救助档案工作进行业务监督和指导。

第四条 各县（市、区）民政部门是实施社会救助档案管理工作的责任主体，县级社会救助经办机构具体负责对社会救助档案进行集中统一管理，并指定专人负责社会救助档案工作，确保社会救助档案完整、准确、系统、安全和有效利用，并逐步实现社会救助档案工作信息化和规范化。

乡镇人民政府（街道办事处）在开展社会救助工作中产生的相关档案资料应当及时向县级民政部门进行移交。

第二章　归档范围

第五条 社会救助管理工作中形成的下列材料应当归档：

（一）审核确认类

1．社会救助申请、授权承诺书或者委托书；

2．社会救助申请家庭经济状况信息表；

3．社会救助对象的居民户口簿、共同生活家庭成员身份证、残疾证、重病病历鉴定、抚养协议书等材料复印件；

4．社会救助申请对象家庭经济状况核对报告、入户调查表、信函索证以及相关收入、支出凭证等材料；

5．“一事一议”等会议记录；

6．社会救助对象审核确认表；

7．社会救助对象初审和确认公开公示资料；

8．法律法规规章规定的其他应当归档的材料。

（二）日常管理类

1．民政部门停发、增发、减发救助（供养）金的审批表和有关审核材料；

2．社会救助经办人员和村（社区）居民委员会工作人员近亲属备案表、救助对象卡折代管备案表；

3．社会救助对象动态管理记录表；

4．社会救助对象名册、民主评议、社会救助长期公示资料；

5．日常入户调查材料；

6．经调查核实的投诉举报类社会救助信访材料；

7．其他需要归档的材料。

第六条 社会救助对象分类统计表、社会救助资金统计表等统计材料归入本单位的文书档案；社会救助资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料归入本单位的会计档案；社会救助工作中形成的照片、录音、录像材料和社会救助信息系统、统计系统所形成的电子数据，应当按照国家有关规定归档。

第三章 归档和整理

第七条 属于归档范围的社会救助文件材料应当在办理完毕后30个工作日内归档，归档的社会救助档案材料应当真实有效、信息完整、数据准确、图样清晰、字迹工整、规格统一。电子数据等特殊载体材料，应当与纸质文件材料一并归档，确保可读可用。

签字、盖章、日期等具有法律效力的标识应当完整齐备；档案目录一律使用A4规格纸张打印；载体、印刷书写材料、纸张和装订材料等应当符合耐久性要求。

第八条 社会救助线上申请（含湖北政务服务网、鄂汇办APP、湖北救助通、困难信息上报APP）过程中，形成的结构化和非结构化数据经省级系统后分发至各市州系统，相关电子档案除每天自动备份存储在省政务云服务器、进行云端备份外，各市、州、县应当及时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

第九条 社会救助档案按照救助类别—年度—保管期限分类整理。救助类别分为最低生活保障对象、特困人员、最低生活保障边缘家庭成员、刚性支出困难家庭成员、临时救助和其他类；年度是指救助完毕的时间所属年度；保管期限是指根据社会救助档案的使用价值所确定的保管年限。

第十条 社会救助文件材料的整理归档应当遵循下列原则与方法：

（一）社会救助文件材料按照年度归档。

（二）社会救助审核确认类档案以“户”为单位进行整理、“一户一档”，每档内文件材料参照本办法第五条第一款规定的顺序排列编号，并编制文件目录放置于首份文件之前。

（三）社会救助日常管理类档案按照《归档文件整理规则》（DA／T22）进行整理，归入本单位文书档案类。

（四）社会救助工作形成的声像档案、电子文件参照《照片档案管理规范》（GB／T11821）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA／T15）和《电子文件归档与档案管理规范》（GB／T18894）等有关标准整理，归入本单位声像档案、电子文件类。

第十一条积极推进社会救助档案信息化，配备适应档案管理现代化要求的技术设备，有序开展社会救助档案数字化工作，有条件的机构应当积极探索并建立社会救助电子档案。

第四章 保管、统计和利用

第十二条 社会救助档案由县级人民政府民政部门统一保管，保管单位应当配备必要的设施设备，保证社会救助档案的安全。

第十三条 档案管理人员应当按照年度及时对社会救助档案的接收、保管、利用和鉴定、销毁等情况进行统计。

第十四条 各社会救助档案保管单位应当依法提供档案信息利用服务，建立档案利用制度，明确办理程序，确保社会救助档案安全有效利用。

社会救助档案的利用应当遵守下列规定，并办理登记手续：

（一）社会救助管理机构及其上级业务主管部门可以利用社会救助档案；

（二）各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要，凭单位介绍信可以利用社会救助档案；

（三）社会救助对象及其亲属经救助档案保管单位主管领导批准，办理相关手续后，凭身份证件可以利用与社会救助对象相关的社会救助档案；

（四）其他单位、组织和个人要求查阅社会救助档案的，社会救助档案保管单位在确认其利用目的合理后可以同意；

（五）利用社会救助档案的单位、组织和个人，不得损害社会救助对象的合法权益，未经社会救助对象及其亲属同意，不得公开社会救助档案的内容；

（六）社会救助档案仅限于当场查阅、摘抄和复印，利用过程中注意保密，严禁对社会救助档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。

第十五条社会救助档案保管单位应当编制社会救助档案目录、人名索引等检索工具，提高利用工作效率。

第五章 保管期限、鉴定、销毁和移交

第十六条 社会救助档案的保管期限一般为10年，保管期限从终止救助后的次年1月1日起开始计算，有条件的地方应当积极推进档案数字化工作。照片、声像档案的保管期限与相应纸质救助档案的保管期限相同。电子文件材料保管期限为30年。

第十七条 社会救助档案保管单位应当成立鉴定小组，对保管期满的社会救助档案进行价值鉴定。对有继续保存价值的，可以延长其保管期限直至永久；无保存价值的，提出销毁意见，并建立销毁清册。鉴定工作应当在本单位分管负责人领导下，由业务部门和档案部门人员共同组成鉴定小组予以实施。

第十八条 销毁社会救助档案应当根据鉴定小组销毁意见，经主管领导批准后，派两名以上人员监销。监销人员应当对照销毁清册清点核对所要销毁的社会救助档案，并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

第十九条 对于延长保管期限直至永久的社会救助档案，应当按照有关规定向地方综合档案馆移交。

第六章　附　则

第二十条 各地民政局和档案局可以结合本地实际，制定实施细则。

第二十一条 本办法由省民政厅会同省档案局负责解释。

第二十二条 本办法自印发之日起施行。